Naraščanje zahtevnosti trga podjetju narekuje, da svojo ponudbo prilagodi, razširi in jo poiskuša čimbolj približati željam kupca. Prodajni artikli so si tako največkrat na las podobni, razlike so zgolj v malenkostih. V kolikor podjetje ne premisli in se dogovori za sistem vnosa teh artiklov v šifrante, v nekaj mesecih postanejo šifranti nepregledni, analize prodaje iz zalog pa zelo zahtevne.
Eden od načinov kako dokaj enostavno in razumljivo šifrirati artikle so govoreče šifre.
Poglejmo kako kreirati govoreče šifre na artiklu »MIZA KUHINJSKA širine 60 cm, višine 85 cm, globine 50 cm, les hrast, barva bela«. V našem primeru bi se govoreča šifra glasila nekako tako: MK608550LHBE.
Šifra artikla nam tu dovoljuje, da dokaj enostavno in hitro kreiramo šifre podobnih miz.
MK608550LHTR – »MIZA KUHINJSKA širine 60 cm, višine 85 cm, globine 50 cm, les hrast, barva temno rjava«
MK608570LHTR – »MIZA KUHINJSKA širine 60 cm, višine 85 cm, globine 70 cm, les hrast, barva temno rjava«
MK608570LHSR- »MIZA KUHINJSKA širine 60 cm, višine 85 cm, globine 70 cm, les hrast, barva svetlo rjava«
MK808550LHTR – »MIZA KUHINJSKA širine 80 cm, višine 85 cm, globine 50 cm, les hrast, barva temno rjava«
Pri zgornjem primeru se lahko v primeru, da je barv in barvnih oddtenkov veliko, odločimo za malce širše poimenovanje dela šifre, ki pojasni barvo.
MK608550LHTR100 – »MIZA KUHINJSKA širine 60 cm, višine 85 cm, globine 50 cm, les hrast, barva temno rjava – oznaka 100«
Kakšne probleme nam reši dobro šifriran sistem?
1. Vsak nov vnos artikla je hiter in enostaven saj šifro, ko jo vpisujemo, “izgovorimo” ob vpisu.
2. Iskanje artiklov je enostavno – ni potrebno imeti dodatnih katalogov ali poznavanja imena artikla, da bi ga našli.
3. Novo zaposlene v nekaj minutah naučimo vnosov novih artiklov in iskanja le teh.
4. Izdelava dokumentov kot so ponudbe, dobavnice, računi se pohitri.
Kakšen je torej najenostavnejši pristop k vzpostavitvi sistema šifriranja?
1. Preglejte kakšen je trenuten nabor artiklov, ki jih prodajate (ali tudi proizvajate).
2. Premislite ali se lahko te artikle smiselno organizira v blagovne skupine (1. del šifre).
3. Premislite ali je potrebno narediti še podskupino, ki bolj natančno opredeli določeno skupino artiklov (2. del šifre). Tu premislek predvsem ali boste v prihodnje pregledovali podatke po teh podskupinah — če te potrebe ni, lahko poenostavite.
4. Določite kaj vse definira razlike med posameznimi artikli – kot je v primeru širina, globina, barva,…
5. Izdelajte nekaj primerov šifriranja in preizkusite kaj bi se zgodilo, če bi dodali še eno barvo, širino – ali to sistem zapisa, ki ste ga določili, dovoljuje.
6. Ko je preiskus pozitiven, postopek določanja šifer zapišite na papir in ga predstavite vsem v podjetju.
Matej