Poslovne podatke, ki jih vnašate v MetaKocko, kot so prodajni računi, nabavni računi in izpiski banke, je potrebno vsak mesec (navadno v fizični obliki) oddati računovodstvu v knjiženje.
To največkrat zahteva dodatno delo, tako za podjetje, kot računovodstvo, saj je potrebno te dokumente pripraviti, kopirati, dostaviti do računovodstva, ki pa te dokumente ponovno vnese v svoj računovodski program za nadaljnje delo in knjiženje. Da bi skrajšali potreben čas in stroške za oddajo dokumentov računovodstvu smo pripravili nadgradnjo – izvoz podatkov.
Prvi izmed računovodskih programov je Birokrat, sledili pa bodo tudi drugi.
Da bi lahko uporabljali izvoz, so potrebni trije koraki:
1. V “Nastavitvah” izberete opcijo “Birokrat”
Ko shranite, se boste morali odjaviti iz MetaKocke in ponovno prijaviti.
2. Pri vnosu nabavnih računov vnesete oznako dogodka, kot jih definira Birokrat
3. Izberete “Izmenjava podatkov” v “Nastavitvah”. Izberete obdobje, nabavne ali prodajne račune in dvakrat ponovite geslo. To geslo bo potreboval vaš računovodja, da bo prenesel podatke. Po vnosu kliknete “Pripravi podatke”. S tem sprožite pripravo/izvoz podatkov za izbrano obdobje.
4. Ko bodo podatki pripravljeni (v kolikor je vnosov veliko lahko traja nekaj minut), boste po e-pošti prejeli obvestilo in povezavo, ki je veljavna zgolj 24 ur. Po pretečenem obdobju se podatki zaradi varnosti avtomatično izbrišejo. To obvestilo pošljete računovodstvu po e-pošti in jim po telefonu sporočite še vnešeno geslo.
Tako bodo vaši podatki prenešeni varno, hkrati pa računovodstvu ne bo potrebno ponovno vnašati podatkov, ki ste jih vnesli že vi.